الفهرس
أهلا سهلا بكم أحبتي زوارنا الاعزاء طلاب وطالبات مدارس المملكة العربية السعودية جميعاً، في موقع اعرفها صح للمحتوى العربي، والذي يساعدكم في تحقيق النجاح والصعود في سلم العلم والمعرفة، لذلك فإن سؤالنا اليوم هو تعريف التصنيف ، وهو من ضمن أسئلة مادة المهارات الإدارية للصف الثالث الثانوي ، لذلك إستمرو معنا لمعرفة الإجابة الصحيحة، أسفل المقال…
تعريف التصنيف
الإجابة الصحيحة هي: ” يقصد بالتصنيف تقسيم الوثائق والمستندات إلى مجموعات أساسية تتسم كل مجموعة بخصائص متشابهة ؛ ومن ثم تقسيمها إلى مجموعات فرعية ، على أن تقع كل مجموعة رئيسية وفرعية تحت مسمى معين”.
العوامل المؤثرة في التصنيف
تتأثر طريقة المتبعة في المنظمة بعدة عوامل ؛ وهذه العوامل يجب مراعاتها عند اختبار الطريقة المناسبة للتصنيف ؛ ومن هذه العوامل:
- فترة الحفظ اللازمة للوثائق والمستندات.
- نوع الحماية اللازمة لحفظ الوثائق والمستندات.
- السرعة المطلوبة في الوصول للوثائق والمستندات وإخراجها.
- الإدارة والأشخاص الذين يحتاجون الرجوع إلى الوثائق والمستندات.
- حجم الوثائق والمستندات التي تتعامل بها المنظمة.
- طريقة تسمية المستند أو الوثيقة أو وصفه عند الطلب .
طرائق التصنيف
هناك العديد من الطرق لتصنيف الوثائق والمستندات وأهمها مايأتي:
الطريقة الأبجدية
- يتم في هذه الطريقة ترتيب الوثائق والمستندات بناء على ترتيب الحروف الأبجدية .
- تستخدم هذه الطريقة في المنظمات التي تتعامل مع عدد كبير من الأشخاص ؛ حيث يتم تصنيف الوثائق حسب الأسماء.
- يمكن استخدام هذه الطريقة في المدارس والمستشفيات والشركات الضخمة.
الطريقة العددية
- وفي هذه الطريقة يخصص لكل شخص أو موضوع رقم معينا يشار إليه به .
- يتم ترتيب الوثائق حسب هذه الأرقام.
- ولذلك يلزم إعداد فهرس يمكن عن طريقة معرفة رقم الوثيقة المطلوبة.
- تتميز هذه الطريقة بسهولة إعادة الملفات إلى أماكنها ؛ والمرونة في إضافة الملفات.
الطريقة الأبجدية العددية
- وهي مزيج بين الطريقتين السابقين ؛ ويمكن من خلالها تقسيم الوثائق والمستندات على أساس الحروف الأبجدية ؛ ثم ترتيبها خلف كل حرف من الحروف الأبجدية.
الطريقة الموضوعية
- وفي هذه الطريقة يتم تقسيم الوثائق والمستندات حسب الموضوع الذي تحتويه ، ويراعى عند اختيار الموضوع أن يكون قصيرآ ومعبرآ بدقة.
- يتم في هذه الطريقة دراسة الموضوعات التي تحتاجها المنظمة بدقة وعمل فهرس بها .
الطريقة الجغرافية
- وفي هذه الطريقة يتم تقسيم الوثائق والمستندات حسب المناطق الجغرافية.
- ثم تقسم كل منطقة إلى عدد من المدن .
- يكثر استعمال هذه الطريقة في المنظمات التي لها انتشار جغرافي واسع .
- وتنتشر فروعها في أكثر من مدينة أو دولة.
الطريقة العشرية
- تقوم هذه الطريقة على أساس استخدام النظام العشرية.
- حيث يتم اضافة أرقام إلى يمين العلامة العشرية تدل كل منها على تقسيم فرعي للموضوع الرئيس .
- كما أن يحدد رقم صحيح لكل موضوع رئيس على أن تدخل الموضوعات الفرعية داخل نطاق الموضوع الواحد أرقاما عشرية.
- تستخدم الطريقة العشرية في تصنيف الكتب في معظم المكتبات في العالم.
الطريقة التاريخية
- في هذه الطريقة يتم تقسيم الوثائق والمستندات حسب تواريخ ورودها بحيث تصنيف الوثائق حسب اقدميتها.
س / ما الفرق بين المكتبة والأعمال المكتبة؟
ج / المكتبة : هو المكان الذي يتم فيه إنجاز الأعمال المكتبة. اما الأعمال المكتبة: التعامل مع البيانات والمعلومات من خلال الأوراق والمستندات والسجلات والبيانات الرقمية.
وأخيراً أحبتي نكون إلى هنا قد وصلنا إلى نهاية المقال المقدم من موقع اعرفها صح للمحتوى العربي، والذي تطرقنا به إلى تقويم إجابة سؤال مهم تعريف التصنيف ، ارجو أن يكون المقال قد نال اعجابكم وشكراً
الإجابة الصحيحة هي:” يقصد بالتصنيف تقسيم الوثائق والمستندات إلى مجموعات أساسية تتسم كل مجموعة بخصائص متشابهة ؛ ومن ثم تقسيمها إلى مجموعات فرعية ، على أن تقع كل مجموعة رئيسية وفرعية تحت مسمى معين”.